Konsultan SOP & ISO di Indonesia

Kali ini, Team Akizaku SOP akan membahas mengenai tentang Konsultan SOP & ISO di Indonesia

Table Of Contents

Konsultan SOP Perusahaan
Manfaat SOP
- 18 Manfaat dan Keuntungan SOP bagi Perusahaan
Tips menulis SOP
Tips Menyusun SOP Perusahaan Dengan Baik
Macam-macam SOP
Format SOP
Mengapa SOP Tidak Bisa Berjalan?
20 Bahaya dan Kerugian tidak melaksanakan SOP secara konsisten
Jenis-jenis Konsultan SOP
Jenis-Jenis SOP Departmen SDM

Konsultan SOP Perusahaan

#1. Apakah kita perlu berkonsultasi kepada konsultan SOP yang sudah berpengalaman selama 5 tahun lebih?

#2. Dan kapan yang tepat agar bisnis saya bisa berjalan dengan Autopilot (sistem SOP berjalan sesuai rencana tanpa adanya atasan)?

Sebelum itu membahas hal ini, berikut ringkasannya,

SOP merupakan persyaratan standar ISO yang bertujuan memberikan panduan kerja bagi pelaksana proses untuk menghasilkan bukti obyektif, bahwa sistem telah diterapkan secara efektif.

SOP juga sangat berguna bagi auditor untuk melakukan audit sistem.

Dengan adanya SOP, ini sangat berguna sebagai bahan pelatihan, khususnya untuk karyawan baru.

Bukan itu saja, ini juga bermanfaat mempermudah manajemen untuk menerapkan sistem di kantor cabang / pabrik / anak perusahaan dengan proses yang sama.

Manfaat SOP

Tujuannya adalah supaya karyawan dapat memenuhi standar kualifikasi yang sesuai dengan kriteria perusahaan dan mampu meningkatkan kinerja perusahaan di masa yang akan datang dengan kemampuan kerja yang dimilikinya.
Ruang Lingkup Prosedur ini mengatur tentang tahapan pelaksanaan pelatihan yang akan dilakukan.
Tolok Ukur untuk mendapatkan karyawan yang mampu memahami tugas-tugasnya sesuai dengan deskripsi pekerjaannya.

18 Manfaat dan Keuntungan SOP bagi Perusahaan

Berikut ini 18 Manfaat dan keuntungan melaksanakan SOP secara konsisten bagi perusahaan:

1. Sebagai standar kerja bagi karyawan yang melaksanakan prosedur.
2. Meningkatkan efisiensi waktu, biaya dan resources lain.
3. Meningkatkan efektifitas kerja individu dan perusahaan.
4. Meningkatkan kemandirian karyawan tanpa harus intervensi terus-menerus oleh atasan.
5. Meningkatkan akuntabilitas pekerjaan.
6. Meningkatkan transparansi pekerjaan.
7. Meningkatkan budaya disiplin kerja.
8. Meningkatkan budaya disiplin waktu.
9. Memudahkan pengukuran efisiensi dan efektifitas kerja.
10. Memudahkan pengukuran evaluasi pekerjaan.
11. Memudahkan penelusuran kesalahan, kelalaian dan kecelakaan kerja.
12. Memudahkan perbaikan/revisi melalui dokumentasi yang benar dan rapi.
13. Meminimalisir kesalahan, kelalaian dan kecelakaan kerja.
14. Meminimalisir tumpang tindih pekerjaan.
15. Menjamin konsistensi pekerjaan teknis dan administratif.
16. Menjamin konsistensi pelayanan internal dan eksternal perusahaan.
17. Melindungi karyawan dan perusahaan dari tuntutan dan sanksi hukum.
18. Melindungi karyawan dan perusahaan dari tuntutan dan sanksi administratif.

Jika perusahaan Anda masih belum memiliki SOP, bukankah sekarang saat yang tepat memiliki dan menjalankannya secara konsisten?

Tips menulis SOP

Gunakan bahasa yang mudah dimengerti,
Ringkas,
Logis,
Sistematis.

Contohnya, kita akan menjelaskan proses Anda kepada karyawan baru. Jika, karyawan baru tersebut paham dan bisa menjalankan apa yang dijelaskan dalam SOP, maka SOP yang dibuat tersebut sudah sangat baik.

Tips Menyusun SOP Perusahaan Dengan Baik

Kami sebagai konsultan SOP dapat membantu perusahaan Anda untuk mendokumentasikan proses bisnis Anda.

Berikut tips cara membuat SOP perusahaan diantaranya:

1. Prinsip-prinsip Penyusunan SOP

Supaya SOP yang dihasilkan juga berkualitas, maka ada beberapa prinsip–prinsip dalam mengembangkan SOP yang terdiri dari:

Terukur.
Dinamis.
Berorientasi pada pengguna (public service)
Kepatuhan hukum.
Kepastian hukum.
Kemudahan dan kejelasan.
Efisiensi dan efektivitas.
Keselarasan.

2. Prinsip-prinsip Pelaksanaan SOP

Ada beberapa prinsip dasar yang harus dipegang dalam menjalankan SOP tersebut supaya mendapatkan hasil yang di harapkan kepada organisasi, yaitu:

Komitmen.
Konsisten.
Perbaikan berkelanjutan.
Mengikat.
Seluruh unsur memiliki peran penting.
Terdokumentasi dengan baik.

3. Ruang Lingkup SOP

SOP harus dapat melingkupi semua proses bisnis yang terjadi dalam suatu perusahaan baik administrasi maupun operasional, baik internal maupun eksternal perusahaan yang dilakukan oleh setiap unit departemen.

Tips ini dapat digunakan untuk berbagai industri kerja diantaranya:

Otomotif.
Humas.
Ekspedisi.
Farmasi.
Furniture.
Outsourcing.
Wisata.
Elektronik.
Event Organizer.

Macam-macam SOP

Ada 2 (dua) macam dari SOP, yaitu:

1. SOP khusus untuk NON TEKNIS: Yang diperuntukan untuk pekerjaan-pekerjaan yang bersifat administratif.
2. SOP khusus untuk TEKNIS: Lebih terinci dan dan bersifat teknis.

Format SOP

Ada beberapa format SOP yaitu:

1. Sederhana (Simple Step)

Disusun hanya memuat sedikit tindakan dan penyelesaian yang sederhana.

2. Tahapan Berurutan (Hierarchical Step)

Pengembangan dari format SOP yang pertama, yakni Simple Step.

Yang memerlukan pembahasan lebih panjang dan detail. Langkah-langkah yang telah diidentifikasikan dibagi menjadi sub per sub secara terperinci.

3. Grafik (Graphic)

Anda bisa menemukan format SOP ini pada perusahaan BUMN yang menggunakan Diagram Alur (Flowcharts).

Mengapa SOP Tidak Bisa Berjalan?

Ada beberapa penyebab mengapa SOP tidak mencapai hasil yang kita harapkan dalam organisasi, diantaranya adalah:

SOP tidak terdokumantasi lengkap (tidak sesuai dengan bisnis proses yang terjadi).
Terdokumantasi, tapi tidak link ke departeman lainnya (Departemenisme).
Tidak adanya komitmen dari manajemen, baik dari level atas sampai level bawah.

Berikut beberapa hal yang menyebabkan kegagalan lainnya (selain diatas) dalam pelaksanaan SOP:

Tidak adanya komitmen kuat semua pihak baik top manajemen maupun karyawan.
Inkonsistensi pelaksanaan disetiap departemen maupun antar departemen
Dokumentasi salah dan amburadul.
Dokumentasi benar dan rapi namun tidak adanya link ke departeman lain.

Tips Sukses Dalam Pelaksanaan SOP

Nah, supaya bisa terhindar dari kegagalan tersebut berikut ini kunci sukses pelaksanaan SOP :

Komitmen kuat semua pihak baik top manajemen maupun karyawan.
Konsistensi pelaksanaan semua pihak baik top manajemen maupun karyawan.
Mengikat semua pihak baik top manajemen maupun karyawan.
Semua pihak memiliki peran penting dan saling berkaitan.
Perbaikan pelaksanaan secara berkelanjutan.
Dokumentasi yang benar dan rapi.

Jika perusahaan Anda belum memiliki dan menjalankan SOP, sekaranglah saat tepat untuk memilikinya.

Silahkan beli disini, Anda hemat uang hingga Rp 2 Juta dan waktu berbulan-bulan.

Pendukung SOP

Agar SOP yang kita bangun dapat berjalan dengan baik & benar dan menguntungkan kepada organisasi, maka juga kita harus mendukung oleh beberapa sistem, yaitu:

KPI (Key Performance Indicator), baik untuk individu juga organisasi.
Jobs Disc (Setiap departemen yang terkait dengan SOP tersebut).

20 Bahaya dan Kerugian tidak melaksanakan SOP secara konsisten

Berikut ini 20 Bahaya dan Kerugian tidak melaksanakan SOP secara konsisten :

1. Mudah timbul kesalahan, kelalaian dan kecelakaan kerja.
2. Mudah timbul tumpang tindih pekerjaan.
3. Mudah timbul perselisihan sesama karyawan.
4. Mudah timbul saling lempar tanggung jawab pekerjaan.
5. Mudah timbul tuntutan dan sanksi hukum bagi karyawan dan perusahaan.
6. Mudah timbul tuntutan dan sanksi administratif bagi karyawan dan perusahaan.
7. Berulang kali timbul kesalahan, kelalaian dan kecelakaan kerja yang sama.
8. Rendahnya disiplin kerja.
9. Rendahnya disiplin waktu.
10. Rendahnya kebenaran dan kerapian dokumentasi kerja.
11. Rendahnya tanggung jawab kerja.
12. Rendahnya kemandirian kerja karena atasan harus terus mengintervensi bahawan.
13. Rendahnya prestasi karyawan dan perusahaan.
14. Rendahnya kredibilitas atasan dan perusahaan.
15. Rendahnya kinerja karyawan dan perusahaan.
16. Rendahnya akuntabilitas pekerjaan.
17. Rendahnya transparansi pekerjaan.
18. Rendahnya semangat kerja karyawan.
19. Sulit mendeteksi dan mengontrol biaya-biaya yang tidak semestinya .
20. Pemborosan biaya marketing, produksi, mesin, kendaraan, peralatan, perjalanan dinas, pajak, gaji, izin-izin, dan lainnya.

Jenis-jenis Konsultan SOP

Berikut ini jenis sop yang ada terdapat di dalam perusahaan, dan Anda bisa mengklik dibawah ini, bahwa ini merupakan contoh sop perusahaan yang bisa kalian tiru:

Jenis-Jenis SOP Departmen SDM

SOP yang ada di departemen SDM biasanya terdiri dari:

SOP perekrutan dan seleksi karyawan baru,
SOP Perjalanan Dinas,
SOP Pelatihan Calon Karyawan,
SOP Penilaian Kerja Karyawan,
SOP Cuti Karyawan,
SOP Lembur Karyawan,
SOP Kenaikan Gaji Karyawan,
SOP Pengunduran diri Karyawan, dan beberapa SOP yang menyangkut SDM lainnya.