Kali ini, Team Akizaku SOP akan membahas mengenai tentang beberapa Contoh SOP HRD Rekrutmen Karyawan Terlengkap
Prosedur SOP HRD Rekrutmen Karyawan
Tujuan
Prosedur operasional standard ini disusun untuk memastikan terlaksananya proses yang adil dan bahwa calon karyawan terbaik yang terpilih untuk setiap lowongan yang tersedia.
Tanpa adanya kemungkinana dirugikan oleh kondisi pekerjaan yang tidak dapat dibenarkan atas nama operasional, sejalan dengan Equal Opportunities Policy.
Aplikasi
Prosedur operasional standard ini dapat diaplikasikan pada proses rekrutmendan seleksi semua karyawan.
Rekrutmen
Rekrutmen ialah suatu proses pengadaan / penerimaan karyawan melalui satu tahapan seleksi untuk mendapatkan calon karyawan yang memenuhi standard sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Manajemen. Rekrutmen dilaksanakan sesuai dengan langkah-langkah yang diperlukan dalam pemilihan calon karyawan.Proses rekrutmen Karyawan Staff meliputi aktivitas dan tahapan sebagai berikut:
- Pengisian Form Usulan Penambahan Karyawan (UPK).
- Seleksi Administrasi atas Surat Lamaran.
- Tes Wawancara.
- Tes Tertulis.
- Pengecekan referensi.
- Negosiasi Remunerasi.
- Tes Kesehatan.
- Penandatanganan Surat Penawaran Kerja dan Penempatan.
- Surat Pemberitahuan.
Masing-masing aktivitas/tahapan terinci sebagai berikut:
1. Pengisian Formulir Usulan Penambahan Karyawan (Formulir UPK)
Formulir UPK adalah formulir penambahan karyawan yang harus diisi olehcalon atasan langsung dan disetujui oleh Kepala Divisi.
Formulir UPK iniberisi informasi mengenai jenis dari penambahan karyawan. Jenispenambahan karyawan, yaitu penambahan karyawan yang teranggarkan maupun penambahan karyawan yang tidak teranggarkan.
1.1 Usulan Penambahan Karyawan (UPK) yang teranggarkan
UPK Budgeted akan diproses oleh Divisi Human Resources setelah dilakukan pengecekan dengan Data Manpower Planning yang telah disetujui pada Rapat Budget setiap akhir tahun sebelumnya.
1.2 Usulan Penambahan Karyawan (UPK) yang bersifat tidak teranggarkan
UPK Non Budgeted yang telah ditandatangani oleh Group Headharus melalui persetujuan Human Resources Head yang akan dilanjutkan dengan persetujuan Direksi.
1.3 Usulan Penambahan Karyawan (UPK) yang bersifat penggantian
Usulan ini disampaikan apabila pada unit kerja terkait terdapat posisi yang kosong akibat pemegang jabatan mendapatkan promosi, mutasi, rotasi, maupun mengajukan pengunduran diri.
Selain itu, Formulir UPK juga berisi informasi mengenai kualifikasi dari jabatan yang hendak diisi calon pemangku jabatan.
Kualifikasi jabatan memberikan informasi mengenai latar belakang calon karyawan menyangkut:
- Aspek pendidikan,
- Pengalaman kerja,
- Dan hal lain yang dianggap sebagai syarat jabatan.
2. Pemasangan Iklan Lowongan Pekerjaan
Iklan lowongan pekerjaan berisikan posisi yang dibutuhkan. Iklan ini dipasang di harian Nasional Ibukota maupun pada laman Jobstreet.com.
3. Seleksi Surat Lamaran
Staff Rekrutmen akan melakukan seleksi administratif terhadap aplikasi lamaran yang masuk. Seleksi dilakukan sesuai dengan kualifikasi yangtelah ditentukan oleh Manajemen.
Dan kualifikasi tambahan yang telah ditentukan oleh atasan langsung sebagaimana tercantum dalam formulir UPK.
Standarisasi kualifikasi calon karyawan ialah sebagai berikut:
- 2.1. Level Clerical:
- 2.1.1. Latar belakang pendidikan minimal D-3.
- 2.1.2. Diutamakan pernah memiliki pengalaman kerja di bidang perbankan.
- 2.2. Level Officer
- 2.2.1. Latar belakang pendidikan minimal S-1.
- 2.2.2. Pernah mengikuti Program Pendidikan bidang Perbankan.
- 2.2.3. Diutamakan pernah memiliki pengalaman kerja di bidang perbankan.
4. Pemanggilan Calon Karyawan
Pemanggilan calon karyawan dilakukan melalui telepon. Proses pemanggilan ini dilaksanakan minimal 2 hari sebelum hari pelaksanaan pada setiap pelaksanaan tes.
5. Tes Wawancara
Aplikasi lamaran yang telah lolos seleksi administratif akan masuk ketahap tes wawancara. Tes wawancara dilakukan oleh staff rekrutmen sebagai perwakilan Divisi Human Resources dan atasan langsung sebagai perwakilan divisi yang bersangkutan.
- 3.1. Wawancara Level Klerikal dan Officer
- 3.1.1. Wawancara I oleh User dan Head dari divisi yang bersangkutan. Waktu wawancara ditentukan oleh User.
- 3.1.2. Wawancara II oleh Staf rekrutmen dan Head of Human Resources.
- 3.2. Wawancara Level Manajer – VP 2
- 3.2.1. Wawancara I oleh User dan Head dari divisi yang bersangkutan. Waktu wawancara ditentukan oleh User.
- 3.2.2. Wawancara II oleh Head of Human Resources.
- 3.2.3. Wawancara III oleh minimal 2 orang Direksi, yaitu Human Resources Director dan Direktur dari unit terkait.
Proses tes wawancara untuk setiap calon karyawan adalah paling lama 7(tujuh) hari kerja untuk level klerikal dan officer, serta 10 (sepuluh) hari kerja untuk level Manajer dan VP.
Perhitungan hari dimulai sejak wawancara pertama dilakukan dan dihitung termasuk hari pada saat wawancara dilakukan.
Hasil dari proses wawancara dituangkan pada Formulir Wawancara(Lampiran 3). Setiap pewawancara wajib mengisi formulir wawancara dan menyerahkannya pada Staff Rekrutmen tidak lebih dari 3 hari sejak wawancara dilakukan.
6. Tes Tertulis
Calon karyawan yang dinyatakan lolos tes wawancara akan mengikuti tes tertulis. (Catatan: dalam pelaksanaannya, tes tertulis dapat dilakukan secara paralel dengan proses interview, mempertimbangkan efisiensi waktu).
Pelaksanaan tes tertulis tersebut dapat dilaksanakan secara internal maupun eksternal, melalui biro Psikologi yang telah ditunjuk oleh sesuai dengan kondisi.
Jenis tes yang digunakan ialah:
- 4.1. Tes Inteligensi
- 4.2. Tes Sikap Kerja
- 4.3. Tes Kepribadian
7. Pengecekan Referensi
Pengecekan referensi terhadap calon karyawan yang telah dinyatakan lolos tes wawancara dan tes tertulis, khususnya untuk jabatan Manajer – Vice President.
Pengecekan referensi dapat dilakukan pada calonkaryawan untuk jabatan klerikal maupun officer bila terdapat kecurigaan mengenai calon karyawan yang bersangkutan.
Informasi yang diperlukan dalam pengecekan referensi tercantum dalam.
Formulir Pengecekan Referensi (Lampiran XX).
8. Negosiasi Remunerasi
Proses negosiasi remunerasi dilakukan oleh Divisi Human Resources.
Penawaran remunerasi yang diajukan kepada calon karyawan meliputi:
- 8.1. Gaji Pokok.
- 8.2. Tunjangan Kesehatan Rawat Jalan.
- 8.3. Tunjangan Kesehatan Rawat Inap.
- 8.4. Upah Lembur (bagi level klerikal).
- 8.5 .Jamsostek.
- 8.6. Dan lain-lain
9. Tes Kesehatan
Calon karyawan yang telah menyatakan persetujuan terhadapremunerasi yang ditawarkan selanjutnya akan menjalani tes kesehatan.
Tes ini dilakukan di Laboratorium yang telah ditunjuk. Calon karyawanakan diberikan surat pengantar (Lampiran 7) untuk menjalani tes kesehatan pada laboratorium yang bersangkutan.
Tes kesehatan yang dijalani meliputi:
- 9.1. Pemeriksaan fisik oleh dokter.
- 9.2. Imonologi / Darah Lengkap.
- 9.3. Urine Lengkap.
- 9.4. Fungsi Liver.
- 9.5. Hbs Ag dan Anti Hbs Ag.
- 9.6. Gula darah puasa.
- 9.7. Rongent Thorax.
- 9.8. EKG.
- 9.9. Audiometri.
- 9.10. Spirometri.
- 9.11. HCG Tes (bagi calon karyawan wanita).
10. Penandatanganan Surat Perjanjian Kerja dan Penempatan Karyawan
Calon karyawan yang telah dinyatakan lolos tahap tes kesehatan akan menandatangani Surat Perjanjian Kerja dan ditempatkan sesuai dengan formulir UPK atau sesuai permintaan dari atasan langsung, dengan ketentuan sebagai berikut:
- 10.1. Karyawan Kontrak (PKWT) Karyawan dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (KKWT) akanmenjalani proses selama 12 bulan.
- 10.2. Karyawan Tetap (PKWTT)Karyawan dengan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) iniharus menjalani masa percobaan selama 3 (tiga) bulan.
Menjelang masa percobaan selesai, karyawan akan mendapat penilaian dari atasan langsung yang tertuang dalam Formulir Penilaian Masa Probation / Probation Form (Lampiran).
Bila hasil penilaian atasan menyatakan bahwa karyawan dipandang memenuhi standard yang ditetapkan oleh manajemen, maka karyawan tersebut dapat diangkat sebagai karyawan tetap melalui Surat Keputusan Direksi.
Selama masa KKWT 12 bulan dan masa percobaan 3 bulan, baik karyawan maupun perusahaan dapat memutuskan hubungan kerja dan sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku.
Pemutusan hubungan kerja tersebut tidak mewajibkan perusahaan untuk membayar uang pesangon atau uang ganti rugi.
11. Pembuatan Recruitment Sheet
Pada tahap ini Staf Rekrutmen membuat Recruitment Sheet dari calon karyawan yang dinyatakan lolos tes wawancara dan tes tertulis.
Yang berisikan lokasi penempatan calon karyawan serta kelengkapan administrasi surat lamaran yang mencangkup:
- 11.1. Riwayat hidup terbaru,
- 11.2. Formulir Aplikasi HR,
- 11.3. Foto kopi tanda pengenal (KTP / SIM / Paspor),
- 11.4. Foto kopi NPWP,
- 11.5. Foto kopi Kartu Jamsostek,
- 11.6. Foto kopi ijasah terakhir D3 / S1 / S2 / S3,
- 11.7. Foto kopi transkrip nilai,
- 11.8. Surat referensi bekerja di tempat sebelumnya,
- 11.9. Sertifikat kursus / Workshop / Seminar yang pernah diikuti,
- 11.10. Pas foto 3×4 sebanyak 2 lembar dengan latar belakang biru tua,
- 11.11. Psikogram,
- 11.12. Foto kopi Kartu keluarga,
- 11.13. Foto kopi akta pernikahan (bila telah menikah) dan akta kelahiran anak (bila telah memiliki anak).
Recruitment Sheet tersebut ditandatangani oleh Officer di Divisi Human Resources dengan persetujuan Human Resources Head, untuk diarsip.
12.Surat Pemberitahuan Hasil Rekrutmen
Staff Rekrutmen akan membuat surat pemberitahuan kepada calon karyawan yang dinyatakan tidak lolos pada tahap-tahap seleksi di atas. Surat pemberitahuan disampaikan kepada calon karyawan melalui surat elektronik (e-mail).
Rekrutmen Tenaga Outsourcing
Untuk posisi atau tugas-tugas yang sifatnya bukan merupakan bisnis utama(core business), maka penyediaan sumber daya manusia dilakukan melalui penyedia jasa alih daya (outsourcing).
Posisi yang dapat diisi melalui penyedia jasa alih daya adalah:
- Satuan Pengamanan (Satpam),
- Kurir dan office boy/girl.
Proses rekrutmen melalui penyedia alih daya ditetapkan sebagai berikut:
1. Tahap Tes Tulis / Psikotes
Tes tulis dilakukan terhadap calon karyawan yang telah memenuhi kualifikasi pihak penyedia jasa alih daya yang ditunjuk. Jenis tes tulisyang akan diikuti ialah Tes Proyeksi Kepribadian.
2. Tahap Wawancara
Setelah melalui proses tes tulis, calon karyawan menjalani tes wawancara. Tes ini dilakukan oleh Rekrutmen Staff.
3. Pemberitahuan kepada pihak penyedia jasa alih daya
Bilamana calon karyawan telah dinyatakan lolos atas tes tulis danwawancara, maka Rekrutmen Staff akan mengirimkan Surat Pemberitahuan dan surat pengantar (Lampiran 16) kepada pihak penyedia jasa alih daya perihal proses penerimaan calon karyawan yang diterima.
